Pelajaran dalam Merencanakan Event

Orang startup di bagian non-teknis dan non-finance pasti akan berurusan dengan event. Jadi jangan kaget jika karena alasan ‘efisiensi’, ketika masuk di perusahaan teknologi tapi kategori kalian adalah orang non-teknis dan non-finance, kalian akan ditugasi untuk menyelenggarakan event. Bahkan gak jarang pula kalau orang finance pun kadang ikut kena undian. Saran saya, nikmati saja prosesnya.

Sejak awal bekerja sebagai ‘orang startup di bagian non-teknis dan non-finance’, saya sering berurusan dengan event, mulai dari skala 10 orang sampai 1000 orang, yang berhasil maupun yang flop. 

Harus saya akui kalau sejak dulu event organizing adalah area yang berada di luar zona nyaman saya. Karena, ketika eksekusi aktivitas ini, seringkali kita dituntut untuk berani terjun langsung. Misalnya, negosiasi venue, ikut spam publikasi undangan, sampai patroli booth di hari-H. Apalagi kalau tim yang diberikan ke saya adalah tim kecil 1–2 orang sehingga saya sudah tidak punya ruang delegasi.

Tapi, karena event adalah tugas yang situasional, yang kadang datang berdasarkan request saja, maka seringkali saya tidak begitu pusing dengan perencanaannya. 

Sampai kemudian saya masuk ke satu perusahaan di mana event adalah pintu masuk pertama di brand touchpoints kami. 

Sekarang, setelah 4 event utama dan 6 event kecil, sejak 6 bulan mengeksekusi event online untuk perusahaan ini, saya menemukan satu wisdom sederhana yang tidak sengaja dilontarkan oleh veteran event dimana saya sekarang mengekor. It connects every dots. Beliau bilang begini. “Ketika bikin event, kita harus pikirkan dua hal;" 

"Pertama, apa yang mau kita jual?”

Ini berarti angle yang ingin kita ambil, sudut pandang yang ingin kita angkat, dan pesan apa yang ingin kita tanamkan pada para audiens begitu mereka selesai ikut event kita.  

Sebagai perencana brand, kita seringkali menganggap kalau event adalah aktivitas yang dihasilkan dari kemunculan produk itu sendiri. Event adalah aktivitas yang secara natural akan dikerjakan setelah ada produk. Event jadi sekedar aktivitas yang harus ada karena produk sudah ada. Padahal, produk punya banyak angle. 'Sekedar mengenalkan produk' tidak lah cukup karena ini akan menciptakan pesan yang baur. Event harus mengangkat satu strength dengan sangat jelas, yang mana membuat audiens tertarik untuk lanjut ke customer lifecycle berikutnya. Ini berkaitan dengan tips berikutnya, yaitu;

"Kedua, berapa yang mau kita hasilkan?"

Perencana brand seringkali lupa kalau events burn cash. Dan ketika perusahaan membakar uang, maka ada return yang diharap perusahaan. Maka, merencana event berarti juga merencanakan hasil yang ingin dicapai. Lebih baik hasil ini disertai angka supaya kuantitatif dan gampang diukur. Kita akan lebih mudah melakukan evaluasi terhadap hasil tersebut. 

Selamat merencana event.

Jcob Nasyr from Unsplash